業務改善

【事務職編】今いる場所でスキルアップする方法

エクセルを使って事務作業をしている方にとって心配なのが「スキルアップ」問題です。

毎日同じような入力・集計作業をしていると

このままで大丈夫かな・・

と不安になってしまうことも。

とはいえ、どうすればいいか分からない・・という方に
今回は【今いる職場でスキルアップする方法】を紹介します。

この記事は

  • 事務アルバイト・パートの方
  • 事務職の方
  • エクセル作業が多い方

に役立つ内容です。

スキルアップできないのは不安に感じる

事務のお仕事をしている方で、毎日「データ入力」「データ集計」をしている方も多いと思います。

慣れないうちは、覚えることが多く、忙しくてやりがいもあります。
ですが、仕事に慣れてくると「いつも同じ作業をしている」ことに気が付きます。

そんなとき、ふと

このままで大丈夫かな・・・

と不安に思ってしまうことがあるかもしれません。
(最近では、「AIに仕事を奪われてしまう」などのニュースがあるので気になると思います)

スキルアップについて考えてみる

スキルアップに関する不安の場合、最初に思いつくのが「何か新しいことを始めてみる」ことだと思います。
具体的には、このようなものがあります。

  • 資格を取得する
  • 転職する
  • 今の場所でスキルアップ

順番に紹介していきます。

資格を取得する

スキルアップのイメージに近いのが「資格を取得する」だと思います。
事務のお仕事をしている方にとって資格は「持っていると安心」というイメージもあります。

例えば

  • 簿記検定
  • MOS
  • 秘書検定
  • 宅建
  • TOEIC

もし「資格取得に興味がある」なら自分に合った勉強方法で効率的に進めていくのがオススメです。

資格の勉強をしていた時は、資格学校に行って勉強しました。
(やっぱりプロから教えてもらった方が、知識の定着が早いという実感です)

資格取得について感じているメリットはこちらです。

  • 自分で勉強するので、合格すると達成感がある。
  • 履歴書に書く項目が増えて自信になる。
  • 社内でも認めてもらえるかも(会社によっては手当)

デメリットもあります。

  • 資格取得のための勉強時間を取るのが大変
  • 学ぶ内容が勉強に過ぎない(実務直結にはならないことも)
  • 合格後の満足感の反動で、一時的にやる気が無くなる(個人差あり)
  • 資格を取った後、自分に変化があまりないと、さらに不安になる。(資格マニアの危険)

目的を持って、資格取得をできると良いと思います。

転職をする

今の職場で「スキルアップができない」場合には「転職をする」という考え方もあります。

別の会社に勤めることで、新たな業務をすることができるので、おのずと「スキルアップ」につながることも。

こちらの場合は、転職という選択もアリだと思います。

  • 今の職場に不満がある
  • 今の職場でこれ以上のスキルアップが望めない
  • 他企業(他業種・職種)に興味がある

ただ、転職という行動は「精神的」「体力的」に負担を伴います。

  • 今の職場の退職手続き
  • 新しい職場への不安
  • 転職活動(普段の業務以外の行動)

積極的な理由が無い場合は、後悔してしまうことも考えられると思いますので、自分に合っているか検討する必要があります。

自分だけでは、どうしていいか分からない・・という方は、プロの話を聞くという方法もあります。
転職エージェントに登録すると、エージェントと面談することができます。

実際にプロの方のお話を聞くと、新たな発見を得られます。

  • 他の業種の情報
  • 現在の自分のスキルのレベル感
  • 自分に転職が必要かどうか

実際に転職エージェントの方と面談をしたことがありますが「自分のスキル」が同じ職種の中でどのレベルなのかを知ることができました。
社内だと何となく業務をしていたので、自分のスキルを客観視できたのは、いい経験でした。

今の場所でスキルアップ

資格取得・転職以外の方法として方法として「今の場所(職場・仕事)でスキルアップ」があります。
例えば、こちらの方におススメの方法です。

  • 資格を取得するのはニガテ
  • 資格を取得したけど、満足できない
  • 今の職場に不満がない
  • 転職をするのは、少ししんどい・・

今いる場所でスキルアップするには「日常業務の方法をグレードアップ」するのが一番簡単です。
その理由は・・・

  • 業務内容(手順)が分かっている。
  • さらに業務への理解が深まる。
  • 業務がラクになる。(負担が減る)
  • 業務改善になるので、評価アップにもつながる(かも)

だからです。

いつもの仕事の方法を見直すことで「ただ業務をこなす」から「業務の見直し」をすることになるので、おのずとスキルアップにつながります。

今いる場所でスキルアップならVBAがオススメ

事務作業をしている方にとって「エクセル」は身近だと思います。

そして、エクセル業務のスキルアップには「VBA」がオススメです。
なぜなら・・・

  • プログラミング学習ができる。
  • 動作がとても分かりやすい
  • できる人が少ない

からです。

順番に紹介します。

プログラミング学習ができるから。

最近「プログラミング学習」のニュースをよく見かけるようになりました。
小学生からプログラミング学習が始まるなど、今後さらに身近になると思います。

ですが、エクセルで入力作業をしている方にとっては「今後、仕事がなくなってしまうのでは・・・」と思っている方もいらっしゃるかもしれません。
その不安を解消する方法の一つに「プログラミング学習を始めてしまう」があります。

実は、いつも使っているエクセルには「VBA」というプログラムが作れるようになっています。
しかも、エクセルを開いた後に【Alt】+【F8】を押すだけで始められます。

こんな手軽に始められるので、挑戦しない手はありません。

普段使うエクセルの中で「プログラミング」を学習できれば、一石二鳥です。

動作がとても分かりやすいから。

エクセルのプログラム「VBA」がオススメの理由は、「動作がとても分かりやすいから」です。
具体的にはこちらです。

  • 普段行っている作業をプログラムするから。
  • 動作結果がエクセル処理で確認できるから。

プログラミングというと「よく分からない記号の羅列で、何が起こったかよく分からないけど・・すごいもの」というイメージの方もいらっしゃると思います。
実際、ニュースになるようなプログラミング言語は、プログラム初心者にはとっつきにくい印象です。

それに対してVBAは、プログラムの内容がエクセルの作業に特化しているので、イメージがしやすいです。
(極めると、エクセル以外のプログラムも動かせるようになります)

簡単なプログラムでいうと「A1セルに値を入力する」などもできます。

プログラムを全く知らない方でも、エクセルを使ったことがある方なら、何が起こっているかすぐに分かると思います。

学習方法としては「A1セルに値を入力する」という作業は「プログラムでこのように書く」と紐づけできるので、身近に感じます。

また、プログラムの動作結果がエクセル処理で確認できるのがポイントです。
プログラムを作った後に、動作結果が見て分かります。

動作結果が分かると、プログラムの上達具合も分かるので、モチベーション維持につながります。

できる人が少ないから。

エクセルを使って仕事をしていて感じたことは「VBAをできる人が少ない」ということです。

なぜ事務職の中でVBAをできる人が少ないのか、についてはこちらの記事で紹介しています。

ということは「エクセルVBA」を使えると「社内で一部(もしくは1人だけ)の人材」になれるかもしれないということです。

普段使うエクセルのスキルアップが、評価アップにもつながるので、オススメです。
(「エクセルのデータ入力・集計のできるただの人」から「一部の人材」に変わるので、資格よりもやりがいがあります)

VBAは、どうやって学べばいいの?

エクセルのスキルアップにつながる「VBA」ですが疑問を持つ方もいらっしゃるかもしれません。
それが・・

VBAって、どうやって勉強すればいいの・・?

だと思います。

VBAを学べるレッスンサイトを紹介している記事がありますので、みてみてください。

あとがき

今回は、今いる場所でスキルアップする方法を紹介しました。

資格取得・転職をせずにスキルアップするのは効率的です。
資格取得のための時間をかけず、転職の苦労もせずに済むので、体力的・精神的に一番お得な方法かと思います。

スキルアップの中でもエクセルVBAに興味を持つ方がいらっしゃったらうれしいです。

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